Efektivní informační služby pro veřejnost a státní správu

Projekt Efektivní informační služby pro veřejnost a státní správu reg.č. CZ.1.04/4.1.00/59.00019 (zkráceně též Efektivní informační služby NTK) je realizován s podporou Evropského sociálního fondu v ČR (ESF) v rámci tematického Operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost (OP LZZ), jednoho ze tří českých operačních programů pro čerpání finanční podpory z Evropského sociálního fondu. Evropský sociální fond má v první řadě za úkol rozvíjení zaměstnanosti, snižování nezaměstnanosti, podporu sociálního začleňování osob a rovných příležitostí se zaměřením na rozvoj trhu práce a lidských zdrojů. 

Operační programy jsou oficiální dokumenty schválené Evropskou komisí, které definují, jaké problémy chce Česká republika ze získaných finančních prostředků z evropského rozpočtu řešit. Odpovědným orgánem za řízení pomoci z Evropského sociálního fondu a zároveň řídícím orgánem Operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost v ČR je Odbor řízení pomoci z ESF Ministerstva práce a sociálních věcí ČR. Zprostředkujícím subjektem pro oblast podpory 4.1 OP LZZ, v níž je realizován projekt Efektivní informační služby NTK, je Odbor strukturálních fondů Ministerstva vnitra ČR.

Každý operační program je rozdělen na tematické prioritní osy, které se člení na dále konkretizované oblasti podpory. Projekt Efektivní informační služby NTK spadá do prioritní osy 4 - Veřejná správa a veřejné služby. Tato osa se zaměřuje mimo jiné na modernizaci veřejné správy a veřejných služeb, řízení a rozvoj lidských zdrojů ve veřejné správě, zavádění moderních nástrojů řízení a zvýšení kvality a dostupnosti veřejných služeb. 

Projekt má úzkou vazbu na Usnesení vlády č.757/2007 Efektivní veřejná správa a přátelské veřejné služby. Projekt získal finanční podporu v celkové výši 31 759 450 Kč. V průběhu roku 2013 byla díky úsporám v projektu snížena celková dotace na 24 149 053 Kč. Datum jeho předpokládaného ukončení je 31. 1. 2014.

Základní informace o projektu

Cílem projektu Efektivní informační služby pro veřejnost a státní správu reg. č. CZ.1.04/4.1.00/59.00019 je rozvoj obecně přijatelného, transparentního a funkčního mechanismu veřejných informačních služeb poskytovaných Národní technickou knihovnou. Zatímco dosud se NTK soustředila na výstavbu nové budovy, nyní se potřebuje zaměřit na posílení a rozvoj kvality řízení a strategické plánování, analyzovat svůj potenciál ve vztahu ke Koncepci rozvoje knihoven 2011-14 a k systému veřejných služeb. Dále je třeba provést transformaci organizace práce a kvality lidských zdrojů tak, aby byly plně využity možnosti NTK.

Cílovou skupinou projektu je příspěvková organizace MŠMT ČR - Národní technická knihovna a její zaměstnanci, ve struktuře: vedení knihovny, vedoucí odborů, vedoucí oddělení, vedoucí referátů, řadoví pracovníci těchto úseků. Důraz je kladen na zapojení pracovníků poskytujících přímé veřejné informační služby a zvýšení efektivity jejich práce na principech strategie Smart Administration.
Projekt přinese zefektivnění nabídky služeb poskytovaných elektronickou formou vzdáleným uživatelům, vč. optimalizace pořizovacích nákladů. Bude vyřešena problematika dostupnosti, výběru a nákupu elektronických informačních zdrojů v ČR. Strategické plánování NTK získá pevný rámec a zřetelné cíle díky vytvoření komplexu strategických dokumentů.

Výstupy projektu uvedené níže jsou dostupné v plném znění v Institucionálním digitálním repozitáři:

• analýza informační infrastruktury pro výzkum, vzdělání a veřejnost
• standardizovaný adaptabilní systém sledování kvality veřejných služeb knihoven
• analýza veřejných informačních služeb poskytovaných NTK
• prověřený procesní model registru akvizice EIZ
• implementace jednotného systému plánování nákupu EIZ do ČR
• strategický plán rozvoje NTK 2014-2019
• návrh změn organizačních dokumentů a interních směrnic NTK
• analýza a rozpracování dílčích strategických cílů a priorit
• obsahově inovovaná e-learningová aplikace pro vzdělávání zaměstnanců v oblasti řízení lidských zdrojů, managementu organizace a strategického plánování
• cyklus konferencí

KA1 Komplexní analýza současného stavu informační infrastruktury a návrhy směrů dalšího rozvoje

Cílem je vypracování výchozích materiálů (analýz) pro přípravu komplexu strategických dokumentů rozvoje NTK, jakožto nedílné součásti infrastruktury pro VaVaI a vzdělávání.

Budou provedeny tyto dílčí činnosti:

1. analýza informační infrastruktury pro výzkum, vzdělávání a veřejnost - knihovnických služeb, inform. technologií a informačních zdrojů (vč. konektivity do zahraničí)
   • vyhodnocení současného stavu klientských potřeb a dostupnosti informačních zdrojů v oblasti terciálního vzdělávání a ve výzkumné sféře, především v oblasti technických a přírodních věd s přesahem do multioborových informačních zdrojů
   • identifikace duplicit, nadbytečných nákladů a legislativních omezení navržení optimálního modelu pro ČR
   • analýza zabezpečení dostupnosti informačních zdrojů pro výuku technických a přírodovědných oborů na nižším stupni vzdělávací soustavy
   • zmapování současného stavu informační gramotnosti a možnosti jejího efektivního rozvoje
   • analýza zapojení elektronických informačních zdrojů do výuky v oblasti terciálního vzdělávání a dostupnosti podpůrných inform. služeb pro vzdělávací a výzkumné činnosti
   • přezkoumání informačních potřeb v oblasti celoživotního vzdělávání
   • ověření potřeby zřízení metodického pracoviště NTK pro školní knihovny SŠ zaměřené na přírodovědné a technické obory
2. analýza veřejných informačních služeb poskytovaných NTK (z pohledu efektivity využití lidských a technických zdrojů)
   • analýza organizačních a řídících mechanismů NTK se zaměřením na problematické okruhy zjištěné v předchozí analytické části

Analýzy zahrnou i návrhy na potřebné legislativní změny, metodiku a strategické vize s cílem zajištění plošného zabezpečení národní informační infrastruktury pro výzkum a vzdělávání a kontinuálního zvyšování informační gramotnosti. Realizaci zajistí dodavatel. Pracovníci NTK poskytnou zdrojové informace/dokumenty a zpětnou vazbu, vč. oponentury dílčích výstupů.

Výstupy

• analýzy současného stavu, včetně SWOT a STEP analýzy
• SWOT analýza

Analýzy byly prezentovány ve spolupráci se společností Deloitte, která je subdodavatelem projektu, na výjezdním zasedání na Richtrových boudách, které proběhlo v termínu 22. - 24. června 2012. Fotografie ze zasedání naleznete v galerii pod textem.

KA2 Implementace registru akvizice elektronických informačních zdrojů (EIZ)

Cílem aktivity je navržení jednotného systému plánování pořizování (nákupu) nákladných elektronických informačních zdrojů do ČR. 

Bude provedena procesní analýza koncepce nového systému, včetně datové struktury a postupů práce s daty - s důrazem na bezpečnost nakládání s informacemi. Analyzovány budou i mechanismy sběru dat v rámci předplatitelů elektronických informačních databází s cílem optimalizace procesů. Následně dojde k pilotní realizaci nového procesního modelu s přihlédnutím k preferenčním kritériím podporujícím efektivní systém sledování kvality veřejných informačních služeb. Nový systém umožní automatizovaný export dat z externích systémů (knihovních či nakladatelských) a bude charakterizován nízkou pracností shromažďování dat.

Konečnými uživateli registru elektronických informačních zdrojů (EIZ) budou:

• státní správa, která bude mít k dispozici nástroj pro sledování vývoje nákupu EIZ v ČR a možnost meziresortní koordinace
• knihovny, které budou mít možnost strategického plánování v oblasti veřejných služeb
• veřejnost, pro kterou registr představuje veřejnou kontrolu nad prostředky investovanými do nákupu EIZ a informovanost o dostupnosti zdrojů
• veřejnost, která získá centralizovaný nástroj pro přístup k elektronickým informačním zdrojům, čím bude naplněn princip rovných příležitostí ke službám

Realizace aktivity bude zajištěna externím dodavatelem, který vzejde z výběrového řízení. Pracovníci NTK poskytnou dodavateli informace o zdrojích dat pro registr, včetně jejich struktury a dostupnosti.

Výstupy

• prověřený procesní model registru akvizice elektronických informačních zdrojů (EIZ)
• implementace jednotného systému plánování nákupu elektronických informačních zdrojů do ČR

KA3 Tvorba strategických dokumentů a metodik posílení výkonu, kvality a efektivity služeb NTK

Cílem aktivity je vytvoření strategických dokumentů a metodik posílení výkonu, kvality a efektivity služeb NTK. Analýzy provedené v rámci KA 1 umožní definovat cíle podpory národní informační infrastruktury, které budou patřit do gesce NTK. Pro její další rozvoj je však nutné vytvořit komplex příslušných strategických dokumentů, které budou předpokladem pro zavedení strategického plánování a řízení změn.

Vzniknou následující strategické dokumenty a metodiky nutné k posílení kvality a efektivity práce Národní technické knihovny:

1. Strategický plán rozvoje NTK 2014-2019 - podkladový dokument pro řízení a financování NTK jakožto příspěvkové organizace jejím zřizovatelem MŠMT.
2. Návrh změn organizačních dokumentů a interních směrnic NTK - např. zřizovací listina, organizační struktura, finanční plán apod.
3. Analýzy a rozpracování dílčích strategických cílů a priorit.

U veškerých dokumentů bude důsledně dodržován akcent na elektronické informační služby a digitalizaci a soulad se Strategií rozvoje služeb pro informační společnost (e-Government).

Realizace aktivity bude zajištěna externím dodavatelem, který vzejde z výběrového řízení. Všichni pracovníci NTK (167 osob) budou intenzivně zapojení do přípravy dokumentů, oponentury, interních připomínkovacích řízení a školení strategického řízení lidských zdrojů. Výrazný podíl na přípravě výše uvedených dokumentů budou mít všechny struktury managementu, tj. vedoucí úseků NTK (odbor-referát). Aktivita bude mít přínos i pro zřizovatele knihovny, MŠMT ČR, které získá strategický dokument pro řízení organizace.

Výstupy

• komplex strategických dokumentů NTK

KA4 Tvorba standardizovaného systému sledování kvality veřejných služeb knihovny

Cílem je vytvoření mechanismu sledování kvality veřejných informačních služeb knihovny (standardizovaného systému) a jeho pilotní realizace v NTK. Vstupními parametry pro tento systém budou statistiky monitorující veřejné služby. NTK průběžně monitoruje všechny své automatizované systémy služeb (registrace klientů, tiskové a rezervační služby, přístupy do elektronických inform. zdrojů). Indikátory systému budou stanoveny na základě vstupních analýz.

Systém je základním předpokladem pro aplikaci metod, které zvýší výkonnost, kvalitu a transparentnost veřejných služeb. Jeho hlavním úkolem bude průběžné a prokazatelné sledování změn kvality v poskytovaných službách, ke kterým dojde na základě aplikace nových strategických dokumentů. Součástí aktivity bude simulace provozu systému pro velkou odbornou knihovnu na základě výstupů služeb NTK (zpětná vazba, sledování klientské spokojenosti, statistiky) dle strategie Smart Administration a zajištění požadavků na kvalitní veřejnou službu.

Základní funkce standardizovaného systému

• průběžné sledování kvality veřejných služeb knihovny
• vyhodnocování přínosů veřejných služeb (vč. ekonomické evaluace) s ohledem na jejich roli ve vzdělání, profesním a i osobním životě občanů
• sledování kvality služeb specializovaných knihoven působících ve sféře VaVaI a VŠ
• vyhodnocování slabých míst kvalitního poskytování veřejných služeb (na základě parametrů/statistik)
• nástroje pro vyhodnocení zpětné vazby a úspěšnosti opravných opatření (systém mimo vyhodnocení statistik bude statistiky vyhodnocovat cyklicky a opětovně po zavedení opatření k nápravě)
• údaje nutné pro strategické řízení a management změn v oblasti lidských zdrojů NTK

Realizaci zajistí externí dodavatel. Pracovníci NTK poskytnou zdrojové informace a dokumenty, statistická data a zpětnou vazbu, vč. oponentury dílčích výstupů.

Výstupy

• prověřený automatizovaný adaptabilní systém pro sledování kvality veřejných služeb knihovny

KA5 Vzdělávání a odborná příprava zaměstnanců

Cílem aktivity je proškolení všech úrovní managementu v principech strategického a efektivního řízení lidských zdrojů. Dílčím cílem je příprava zaměstnanců všech úrovní pro spolupráci na klíčových aktivitách projektu a zvýšení kvality poskytovaných služeb.

Vzdělávání bude zaměřeno na potřebu zefektivnit řízení lidských zdrojů, posílit procesní řízení. V jeho rámci proběhne:

• školení zaměstnanců NTK zapojených do projektu
• workshop k oblasti zabezpečení EIZ se zahraničním lektorem
• workshop k oblasti strategického plánování v knihovnách se zahraničním lektorem
• školení a prezentace výsledků analytické části projektu
• výjezdní zasedání managementu všech úrovní v rámci přípravy strategického plánu
• školení principů strategického plánování pro zaměstnance NTK
• školení kvalitních veřejných služeb knihovny na principu Smart Administration
• kvalitní řízení lidských zdrojů pro management knihovny

Pro realizaci vzdělávání bude využita kombinace přednášek, praktického nácviku a e-learningu. Pro přípravu strategického plánu se budou konat dvě výjezdní zasedání managementu NTK. Dále proběhne trénink interních trenérů - vybraní zaměstnanci budou proškoleni pro poskytování vzdělávání v oblasti řízení lidských zdrojů a managementu změn ve veřejných službách knihoven. Tato kompetence rozšíří znalostní potenciál těchto zaměstnanců. 

Školení se budou účastnit zaměstnanci NTK na úrovních

• vedení NTK
• vedoucí odborů
• vedoucí oddělení
• vedoucí referátu
• zaměstnanci NTK poskytující přímé služby veřejnosti (tj. zaměstnanci, kteří přímo nebo prostřednictvím počítače pracují se zákazníky)

Výstupy

• vzdělávání bude mít dopad na 167 zaměstnanců NTK
• budou proškolení 2 interní trenéři z řad managementu

KA6 Konference a průběžná prezentace výsledků projektu

V průběhu realizace projektu proběhnou 3 jednodenní konference, jejichž cílem bude prezentace výstupů projektu a shrnutí dosavadních poznatků. Konference budou probíhat v ročním intervalu, aby bylo možné prezentovat a zhodnotit roční pokrok v aktivitách. Setkání se budou konat v konferenčních prostorách NTK a jejich účastníky budou kromě všech zainteresovaných pracovníků NTK také specialisté z řad odborné a širší veřejnosti - zástupci státní správy (např. Ministerstva školství, mládeže a tělovýchovy, Ministerstva kultury ČR), veřejných knihoven, institucí vědy, výzkumu a vývoje, zahraniční experti atd. Zároveň bude poskytnut prostor pro výměnu informací a zkušeností. Materiály z konference budou dostupné všem zaměstnancům NTK, pracovníkům státní správy a veřejnosti na internetu.

Témata konferencí

• Analýzy informační infrastruktury v ČR a zahraničí. Strategické plánování v knihovnách zahraničních
• Registr akvizice. Strategické plánování v knihovně
• Systém sledování kvality služeb knihovny

Primární cílovou skupinou je management knihovny na všech úrovních. Předpokládaná účast na konferenci: nejméně 80 zaměstnanců NTK pasivně, 2 zaměstnanci NTK jako přednášející. Konference budou sloužit také účelům publicity projektu a získávání zpětné vazby od uživatelů VIS.

V roce 2011 se konference zúčastní i 2 zahraniční lektoři (jeden pro oblast zabezpečení informační infrastruktury v zahraničí na principu národního konsorcia a druhý pro oblast managementu změn/strategického plánování v knihovnách). Proto na konferenci budou zajištěny tlumočnické služby.

KA7 Příprava a administrace projektu

Realizované činnosti:

1. Výběr dodavatelů - v úvodní fázi realizace projektu bude dle požadavků daných Operačním programem Lidské zdroje a zaměstnanost připraveno znění výzvy k podání nabídek do výběrového řízení, jmenována hodnotící komise a zajištěno oslovení potenciálních dodavatelů. Výzvy budou zveřejňovány na webu www.esfcr.cz. Manažer projektu bude zodpovídat za zajištění dokumentace a informování všech zainteresovaných subjektů o výsledcích výběrového řízení. Kritéria pro výběr dodavatele budou stanovena s důrazem na zkušenosti odpovídající velikosti zakázky a kvalitu poskytovaných služeb.
2. Administrace projektu - klíčovou funkcí bude zajištění koordinace a efektivní komunikace mezi jednotlivými členy realizačního týmu. Aktivity projektu bude řídit manažer, který bude organizovat jejich průběh a komunikovat dílčí cíle a úkoly. Manažer projektu bude dohlížet na soulad projektu s podmínkami výzvy č. 59 a OP LZZ. Za realizaci dílčích částí projektu budou zodpovídat příslušní experti/manažeři. Finanční manažer bude mít na starosti účetní a finanční aspekty projektu (rozpočet, cashflow, žádost o platbu atd.). Administrativní pracovník bude zodpovídat za přípravu a včasné odevzdávání monitorovacích zpráv, vést provozní korespondenci atd.

Výstupy aktivity

• výběr dodavatele analýz a dílčích řešení
• dokumentace dokládající průběh výběrových řízení
• průběžné monitorovací zprávy, žádosti o platbu
• závěrečná monitorovací zpráva
• výstupy publicity projektu
• kompletní projektová dokumentace